Sam w pracy. Jak zdalnie współpracować z klientami i współpracownikami?

Zastrzeżenie: swoje przemyślenia na temat produktywnej pracy opisałem w poprzednim poście: Jak skutecznie pracować w zdalnym zespole? Alert spoilera: Wciąż szukam odpowiedzi. W tym artykule skupiam się na konkretnych narzędziach i rozwiązaniach, które stosuję w mojej pracy jako projektant UX. Pamiętaj, że poniższe porady mogą być nieodpowiednie w twojej sytuacji.

Cel: osobiste szczęście

Jak być szczęśliwym? Brzmi bardziej jak pytanie filozoficzne. Myślę, że szczęście krąży wokół koncepcji takich jak miłość, szacunek, zdrowie, relaks i pieniądze. Jeśli chodzi o pracę, skupię się na maksymalizacji części pieniędzy, ale nie kosztem innych czynników szczęścia. Na przykład nie będę decydować o wyższej pensji, jeśli będę musiał zrobić coś poniżającego.

Na szczęście jestem zadowolony z mojej obecnej sytuacji w pracy, a przynajmniej chcę ją zachować. Oznacza to, że mój pracodawca musi być zadowolony z mojej pracy. To on generuje przychód dla firmy. A dzieje się tak tylko wtedy, gdy nasi klienci pozytywnie oceniają moją pracę. Na poziomie operacyjnym muszę zmaksymalizować zadowolenie klienta.

Mogę to zrobić przez:

  1. terminowe wykonywanie wysokiej jakości pracy,
  2. zapewniając klientowi, że może na mnie polegać (tzn. jestem dostępny)

Pierwszy punkt wydaje się oczywisty. Drugi staje się trudniejszy, ponieważ odnosi się do wyglądu, że jestem dla ciebie.

Charakterystyka pracy

Jako projektant UX:

  • projektowanie interfejsów aplikacji,
  • projektowanie przepływów użytkowników,
  • analizować dane badawcze,
  • prowadzić badania użytkowników,
  • przedstaw moją pracę i zarządzaj opiniami.

Moja cecha

  • Jestem introwertykiem. Rozmawianie z innymi ludźmi wysysa moją energię. Oznacza to, że naturalnie miałbym tendencję do unikania większości form bezpośredniej komunikacji. Oczywiście czasem jest to nieuniknione, jak w przypadku prezentacji mojej pracy.
  • Rozumiem, jak działają firmy. Pierwszy biznes założyłem w wieku 21 lat (dwanaście lat temu). Ukończyłem uniwersytet ekonomiczny. Dlatego czasami przeprowadzam analizę biznesową i nie potrzebuję licencjata, aby wyjaśnić mi ten proces.
  • Pracuję jako jeden zespół UX. Zwykle jestem jedynym projektantem tego projektu, więc rozwinąłem różne umiejętności: szkieletowanie, projektowanie GUI, badania UX (głównie IDI, analityka internetowa i badanie biurkowe). Czasami nawet tworzę całe witryny od zera (dzięki podejściu bez kodu Webflow). Oznacza to, że współpracuję z interesariuszami, programistami, analitykami biznesowymi i kierownikami projektów.
  • Sam organizuję swoją pracę. Nie lubię bałaganu, chyba że jest to twórczy. Moje notatki, pliki i opinie są łatwe do śledzenia i zarządzania.
  • Nienawidzę marnować czasu i innych bzdur. Bezowocne spotkania to dla mnie tortura. Dlatego jestem przeciwny ślepemu wykonywaniu każdego zwinnego rytuału, tak jakby istniała święta lista kontrolna. Czy musimy codziennie uczestniczyć w półgodzinnym stand-upie? Nienawidzę także niezdecydowania i bezwładności organizacyjnej.

Zasady skutecznej współpracy

Mniej komunikacji i koncentracja na pracy

  • Przydzielam trzy szczeliny czasowe, kiedy masowo odpowiadam na wszystkie wiadomości (na początku, w środku i na końcu dnia roboczego). Celowo nie przydzielam ścisłych godzin, ponieważ cenię sobie elastyczność.
  • Otwarcie krytykuję spotkania bez planu i bez wyraźnego celu. Po każdej telekonferencji, w której uczestniczyłem, żądam pisemnej notatki. Bycie takim dupkiem ma swoje zalety - ludzie zapraszają mnie tylko w razie potrzeby.
  • Filtruję moją skrzynkę odbiorczą, zaniedbując komunikację, która nie dotyczy mnie bezpośrednio.
  • Nie przekazuję nikomu mojego numeru telefonu, chyba że jest to mój przełożony lub kluczowy interesariusz (przedstawiciel klienta odpowiedzialny za stronę finansową projektu, np. Dyrektor generalny lub właściciel produktu).
  • Nie chcę podejmować żadnych zadań pobocznych. Kiedy jestem przy projekcie, koncentruję się tylko na nim. Jeśli mój zestaw umiejętności jest niezbędny do kolejnego projektu o wysokich dochodach, wzywam moich przełożonych do zmiany harmonogramu. 60% czasu na projekt A i kolejne 40% czasu na projekt B. Świetnie według mnie, ale zróbmy to oficjalnie. Jedynym wyjątkiem, który uczyniłem, są projekty, w których uczestniczyłem ostatnio i tylko jeśli moje zaangażowanie nie przekroczy 1 godziny tygodniowo. Ponieważ znam szczegóły projektu, mogę bardzo szybko wykonać pracę.

Dlaczego jest to dobre do współpracy?

Dzięki tym praktykom oszczędzam czas i mogę poświęcić więcej na zapewnienie wysokiej jakości pracy (i to jest ważne, a nie służenie jako infolinia).

Otwórz, aby pomóc moim kolegom z zespołu i współpracownikom

Może się to wydawać sprzeczne z powyższą regułą. Jest to jednak naturalny dodatek. Z jednej strony ograniczam spam i odmawiam pełnienia funkcji specjalisty ds. Obsługi klienta dla moich współpracowników. Z drugiej strony przekazuję moją wiedzę i na jakich warunkach jestem gotów pomóc. To kwestia czasu. Mogę spędzać znacznie więcej czasu z kolegami z drużyny, gdy widzę, że mogę radykalnie poprawić jakość ich pracy (do 50% mojego czasu). Zależy mi również na doradzaniu osobom spoza mojego zespołu, ale tylko jeśli zajmuje to kilka minut. W przeciwnym razie staje się zadaniem pobocznym.

Dlaczego jest to dobre do współpracy?

Jestem jedynym specjalistą od UX w mojej firmie, więc moja wiedza może rzucić nowe światło na niektóre aspekty.

Prezentacje asynchroniczne

To funkcja zabójcy i aktualna gwiazda w moim repertuarze. Przed aranżacją biura domowego zebrałem wszystkich interesariuszy w pokoju i pokazałem szkielety na dużym ekranie. Mimo że było to dla mnie stresujące, doceniłem jego skuteczność. Informacje zwrotne nadeszły natychmiast.

Obecna sytuacja eliminuje możliwość takiego spotkania, ale istnieją alternatywy online, na przykład telekonferencja. Istnieją jednak problemy techniczne z narzędziami do spotkań online. Niektóre narzędzia są oparte na przeglądarce, co w wielu przypadkach jest wystarczające, ale w mojej pracy nie mogę polegać na niskiej jakości wyświetlaniu ramek. Inni rozpoznają rozdzielczość ekranu prezentera, ale wymagają zainstalowania aplikacji lokalnie (niektórzy pracownicy korporacyjni nie mają uprawnień administratora, więc to duże nie). Wymyśliłem inne podejście - wideo HD. Nagrywam ekran (z dźwiękiem), na którym prezentuję szkielety, i wyjaśniam poszczególne rozwiązania oraz przepływ użytkowników. Film trwa średnio od 10 do 20 minut, więc jest znacznie krótszy niż zwykłe spotkanie. Co więcej, każdy uczestnik może go obejrzeć, gdy będzie miał czas. Informacja zwrotna przychodzi jako wiadomość e-mail (w rzeczywistości wiele wiadomości e-mail).

Dlaczego jest to dobre do współpracy?

  • Więcej osób może się zaangażować (wystarczy wysłać link do filmu)
  • Informacje zwrotne są bardziej wnikliwe (interesariusze mogą to przemyśleć w spokoju)
  • Bez stresu dla mnie (nagrywanie ekranu vs. publiczne wystąpienie)

Niestety, jest też minus. Otrzymuję odpowiedzi przez długi czas. Może to potrwać do jednego tygodnia, co może zakłócić przepływ pracy, jeśli akceptacja jest wymagana, aby przejść dalej.

Asynchroniczny stand-up. Od 30 do 1 minuty dziennie.

To profesjonalna wskazówka mojego przyjaciela. Nie miałem okazji z niego skorzystać, ale podobał mi się ten pomysł. Zamiast zwykłego stand-upu, który może trwać do 30 minut (prawdziwa historia), zespół mojego przyjaciela pisze zwięzłą codzienną notatkę (co zrobiłem wczoraj? Co zrobię dzisiaj? Maksymalnie kilka zdań) asynchronicznie na wiki. Jego zespół tworzy jeden dokument na każdy pojedynek.

Dlaczego jest to dobre do współpracy?

Usuń wady pojedynku (zbyt wiele czasu zmarnowanego) i zrezygnuj z korzyści (zespół jest informowany).

Narzędzia do skutecznej współpracy

Kap do nagrywania ekranu na macOS

Używam Kapa do nagrywania moich prezentacji szkieletowych. To narzędzie jest potężne i bezpłatne. Niestety jest dostępny tylko dla komputerów Mac. Po wygenerowaniu pliku przesyłam go do usługi przesyłania strumieniowego wideo. Korzystam z YouTube, ponieważ oferuje on funkcję prywatnego linku.

E-mail do komunikacji

Jestem oldschoolowy. E-mail pozostaje dla mnie najważniejszym narzędziem komunikacji, ponieważ:

  • Każdy ma wiadomość e-mail, więc nie ma bariery wejścia.
  • Możesz pisać bardzo długie wiadomości i dołączać dodatkowe pliki.
  • Masz pełną historię (czasem nawet offline).
  • Zaawansowane filtry zapewniają całkowitą kontrolę nad skrzynką odbiorczą.

Wiki dla dokumentacji

Cenię wiki, ponieważ umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym. Ponadto dokumenty online są aktualne, w przeciwieństwie do dokumentów Word przechowywanych lokalnie. Istnieją dziesiątki wiki, ale Paper Dropbox jest moim ulubionym. Ma czysty interfejs i wszystkie potrzebne mi funkcje. Jeśli jednak chcesz skorzystać z internetowych arkuszy kalkulacyjnych, polecam Dysk Google. Oba są bezpłatne.

AirTable do dodatkowej dokumentacji

AirTable nie jest oczywistym rozwiązaniem. Narzędzie umożliwia tworzenie baz danych w formie tabel i relacji między rekordami. Wolę to, gdy przeprowadzam analizę biznesową. AirTable przewyższa Excela, a nawet Arkusze Google w tym scenariuszu.

Axure Cloud dla modeli szkieletowych online

Korzystam z Axure Cloud nawet wtedy, gdy projektuję w Sketch (po prostu eksportuję obszary robocze w PNG, a następnie dodaję interakcje). Modele aplikacji internetowych wydają się bardziej realne. Wyłączam komentarze w Axure, ponieważ wolę zbierać opinie przez e-mail.

Zeplin (lub Axure Cloud) dla programistów

Jeśli projektuję w Sketch, wybieram Zeplin. Kiedy wybieram Axure, pozostaję przy Axure Cloud.

Papierowy notatnik do list rzeczy do zrobienia

Istnieją doskonałe narzędzia online do tworzenia list rzeczy do zrobienia. Byłem zadowolony z Todoist (świetny do prostych list rzeczy do zrobienia) i Click-up (świetny do złożonych projektów). Mimo, że doceniłem te narzędzia, miałem wrażenie, że spowalniają mnie. Stało się tak, ponieważ nie byłem w stanie przewidzieć zadań, które miałbym wykonać w danym dniu. Opisałbym mój proces twórczy jako zorganizowany bałagan. W ciągu dnia mogę zmienić zdanie setki razy, więc aktualizacja listy rzeczy do zrobienia byłaby zbyt czasochłonna. A tak na poważnie, czy ktoś musi wiedzieć, że zmieniłem ten rozmiar czcionki z 13px, potem na 12px, a potem 14px? Papierowy notatnik działa dla mnie najlepiej.

Narzędzia do nieskutecznej współpracy (nienawidzę ich)

Niektóre wybory tutaj mogą być szokiem.

Powiększ do spotkań online i udostępniania ekranu

Czułem się dwuznacznie, kiedy umieściłem Zoom na tej liście. Myślę, że to potężne narzędzie i podziwiam technologię. Funkcja udostępniania ekranu działa bezbłędnie. Jeśli jesteś na spotkaniach online, polecam Zoom. Problem polega na tym, że jestem obecnie przeciwko nim, ponieważ zbyt często nie dają one żadnego rezultatu. Mam nadzieję, że w przyszłości umieszczę Zoom na pierwszej liście.

Slack na czacie

Chcę z tobą zerwać, Slack. To nie ty. To ja. Po prostu nie mogę obejść koncepcji komunikatorów w pracy. Czaty są dobre do rozmowy z przyjaciółmi na Facebooku. Ironią jest to, że sama nazwa mówi ci wszystko. Slack umożliwia zwolnienie w pracy.

Słowo na dokumenty

Współpraca poprzez przegląd> Śledzenie zmian to koszmar i należy go zbanować. Różne wersje dokumentu mnożą się spod kontroli. Drogie Słowo, dziękuję za lata dziewięćdziesiąte. Teraz giń.

Telefon, no wiesz, do rozmowy

Nienawidzę biznesowych połączeń telefonicznych z dwóch powodów:

  • Przerywają mój głęboki czas pracy.
  • Zmuszają mnie do podjęcia natychmiastowej decyzji. Zbyt często wynik jest nieoptymalny (przynajmniej dla mnie). Na przykład akceptuję nierealistyczny termin i muszę odłożyć niezapłacone na kilka godzin.

Jira na wszystko (chyba że jesteś programistą)

Nienawidzę narzędzi do śledzenia zadań i szacunków czasu. Jestem świadomy ich zalet w świecie oprogramowania. Programiści rozkładają ogromne zadania na większe fragmenty, a złożona kwestia zostaje uproszczona. Niestety nie jestem w stanie podzielić każdego wyzwania projektowego, przed którym stoję, i przygotować listę kontrolną spraw do załatwienia. Jest to mylące, ponieważ podczas procesu projektowania mogę ciągle zmieniać wcześniejsze decyzje. Wiem, że klienci potrzebują pewnych terminów i zapewniam ich. Jednak oceniam na kamienie milowe, a nie na każde zadanie. Na przykład mogę powiedzieć, że zaprojektuję tę stronę docelową za tydzień. Ale nie chcę zagłębiać się w szczegóły, takie jak to, co zrobię pierwszego dnia godzina po godzinie.

Pokazałem moją idealną aranżację. Co jest twoje?